+
Îáðàòíûé çâîíîê RedConnect

Отдел делопроизводства и архив

Отдел делопроизводства и архив является структурным подразделением Евразийского технологического университета.

Цели и задачи:

Перед отделомстоят следующие цели:

  • формирование и внедрение единого порядка документооборота и делопроизводства по Университету;
  • достижение порядка документирования каждым работником Университета.

Перед отделом руководство Университета ставит следующие задачи:

  • обеспечение соблюдения принципов и порядка делопроизводства и документационного обеспечения в университете;
  • организация своевременного и качественного документационного обеспечения и делопроизводства;
  • обеспечение качественного ведения архивного дела и организационно-методического руководства по ведению документооборота и учета внешних документов, а также составлению номенклатуры дел Университета;
  • обеспечение контроля поручений исполнения и ведения всех видов записей.

Отдел выполняет следующие функции:

  • подготовка годовых планов работы отдела;
  • обработка входящей корреспонденции на руководство: прием, регистрация и направление ее на рассмотрение руководству Университета, после рассмотрения руководства рассылка и передача документов с резолюцией в структурные подразделения университета.
  • регистрация входящей корреспонденции на подразделения;
  • регистрация, размножение и рассылка приказов и распоряжений согласно спискам рассылки;
  • обработка исходящей корреспонденции; проверка соблюдения требований к оформлению, присвоение исходящего номера, формирование пакетов, отправка спецсвязью, через ОПП г. Алматы и по почте.
  • осуществление приема-передачи документов факсимильной связью;
  • контроль своевременного исполнения документов;
  • контроль сроков исполнения документов, жалоб, обращений и заявлений;
  • актуализация нормативных документов по делопроизводству;
  • разработка сводной номенклатуры дел, Инструкции по делопроизводству с согласованием городского архива, осуществление методического руководства в составлении номенклатуры дел;
  • обеспечение сохранности, учета и выдачи структурным подразделениям документов, хранящихся в ведомственном архиве Университета;
  • выдача архивных справок;
  • совместно с экспертной комиссией университета проведение экспертизы ценности и обработки документов, выделение к уничтожению дел, сроки которых истекли, составление сводной описи, раскрывающей состав и содержание дел, подлежащих хранению в городской архив;
  • в соответствии с номенклатурой дел прием, учет, обработка, организация хранения и использование законченных делопроизводством документов Университетов в архиве и подготовка документов к сдаче на государственное хранение в соответствии с действующими нормативными правовыми актами РК (включая нормативно-правовые акты учреждений ГА РК);
  • рассмотрение проектов приказов и распоряжений университета;
  • учет внешних документов, применяемых в деятельности университета;
  • проверка структурных подразделений Университета по вопросам делопроизводства, документационного обеспечения и архивных дел.

Информация об архиве

Для получения информации о порядке предоставления услуги заявитель вправе обращаться:

  • в устной форме лично или по телефону к архивариусу-делороизводителю архива;
  • в письменном виде почтой в адрес руководителя университета;
  • через Интернет-сайт (адрес сайта: etu.edu.kz), по электронной почте info@etu.edu.kz.

Основными требованиями к информированию заявителей являются:

  • достоверность и полнота информации;
  • фамилия, имя, отчество, запрашивающего архивную справку;
  • фамилия, имя, отчество, о котором запрашивается архивная справка, (указать все изменения фамилии, имени, отчества);

Необходимая информация:

  1. на чье имя выписывать архивную справку;
  2. тема запроса;
  3. для какой цели запрашивается архивная справка;
  4. выслать по почте или передать при личном посещении;
  5. адрес, по которому направить справку, телефон.

Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме. Ответ направляется в письменной форме или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении или способа обращения заявителя), направляется в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения заявителя. Для получения архивной справки заявителем предъявляются документы:

  • физическим лицом;
  • при получении архивной справки, не содержащей персональных данных о третьих лицах – документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
  • при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах – документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
  • копия трудовой книжки.

Режим работы:

Понедельник-пятница с 8:30 до 17:30
Обед: 13.00 - 14.00
Выходные: суббота, воскресенье

Контактная информация

Республика Казахстан, 050012 г.Алматы, ул. Толе би, 109
Приёмная комиссия

+7 (727) 292 58 09